数十名規模のオンライン会議で気をつけるべきことをまとめてみた(ファシリテーター編)

どうもこんにちは。トレヒコです。

そういえば、まだこのブログの趣旨について書いてませんでした。

まぁ詳しくはそれについてのブログを書くとして、ざっくりというと、新しい働き方や生き方について書いていくブログです。巷では、リモートワークだのテレワークだの、デジタルノマドなどと、自由な場所で働く人が増えてますよね。とてもいいことだと思います。

僕も以前、Mistletoeという自立分散型組織で仕事をしていまして、オフィスはなくなりましたし、会議もオンラインがメインでした。

ファシリテーターとして40名くらいのオンライン会議の進行をしてみたのですが、そのときに実践したこと、感じたこと、学んだこと、気をつけるべきことをつらつらと書いてみます。どなたかのリモートミーティングのファシリテーターの参考になれば幸いです。

1. 場を安定させる。皆に気を配る。

会議終了後に、参加者のみなさんからのフィードバックで、『安定感があってよかった!』と言っていただけてめちゃ嬉しかったのですが、その時の僕なりのゴールは、まさに場をいかに安定させるかでした。

本来のファシリテーターは、議論をうまく整理し、より良いディスカッションを醸成して合意形成や相互理解をサポートすることなのかもしれません。ただし、完全リモートのオンラインMTGにおいて、そもそもそれ以前に、オンラインという場の安定化が最重要ポイントです。想像以上にオンラインMTGの安定感はかなり重要なポイントなので、まず第一に場を安定させるということにコミットしてみると良いです。

2. ファシリテーターたるもの、まずは安定した回線状況を死守せよ

ファシリテーターをやることになって、一番最初に躍起になったのはまさにこれです。いかにして最高なオンラインのmtg room(インフラ環境)を構築できるかどうか、です。ここでいうインフラ環境とは、

  1. インターネット回線が安定している

  2. 周囲の雑音がない

  3. マイクの音が良い

  4. カメラの画質が荒くない

 

などを指します。(3,4は機材の個体性能も関係しますが、一般的なPCを使っているならば、回線状況に影響されると思います。)この4つがすこしでもかけていると、安定感のあるファシリテーターは務まらないと考えました。結論としては、カフェ等だとなかなか難しいと思いました。会議室や自宅など、どこかしらの個室が向いてます。

3. 全体を俯瞰しよう

ファシリテーターは、全員がタイル状に写っている画面(TOPに貼ったもの)をしっかり見てあげることがマストだと思います。もちろんファシリテーター以外の参加者もなるだけこの画面を見たほうが良いです。

基本的に音声では1:nのコミュニケーションになるので、全体の雰囲気、グルーブ感って極論ここからしかわかりません。ファシリテーターには、全体を俯瞰して気を配れるホスピタリティが求められます。

4. マイクのミュート、アンミュートの管理をば

回数を重ねることで参加者の決めごとっぽくなりましたが、基本的に発言者以外のマイクはミュートにすべきです。雑音やハウリングの防止になります。そのため、ミュートを忘れている人には伝えてあげるべきです。

その逆で、発言しているのにマイクがオンになっていないことも多々あるので、注意が必要です。zoomのプライベートメッセもつかってみたのですが、皆さんあまり見てないので、全体の場で口頭で教えてあげる形でいいかもしれません。他の方の注意喚起にもなります。

5. なるべく顔をだすように促す

声だけより顔が見えていたほうが雰囲気が伝わりやすいので、なるべく顔をだすように促してあげると良いです。

もちろん、そのせいで回線が不安定になるようでしたら、カメラをオフにしてください、とも伝えてあげるべきですが。会議始まる前のアイドリングタイムに促してあげると良いかもしれません。逆に、移動中など発言できない状況下の場合は、ラジオ参加と割り切って、カメラもマイクもオフにするというのはありかもしれません。

その場合は、全体コメントに『◯◯はラジオ参加』みたいなコメントを一言入れてもらうようにアナウンスすると良いかもです。(ノーメイクだから、みたいな理由もあったりするわけです)

6. 自ら率先してジェスチャーをしてみて、みんながしやすい空気感を作る

参加者のデフォルトはマイクをオフにしているので、ハンドジェスチャー多用すると良いです。

予め、良いねサインやOKサインだったり、意見がありますサインだったり、ジェスチャーを決めておくと良いです。その際に、なかなかジェスチャーが浸透しないこともあるので、ファシリテーター自ら率先する姿勢はあってもいいなと思います。

基本的にファシリテーターの問いかけに対して、音声の返事はほとんどないので、自らジェスチャーして促したほうが安心できますw

7. 急に話しだす方が多いので、『誰々さんどうぞ』と添えてあげる。

議論がスムーズに進行されるためには、各自のタイミングでどんどん話したほうが良いのかもしれません。しかし、声だけでは、誰が話しているのか瞬間的にわかりにくいことが多かったりします。

画面を注意深く見ていても結構気づきにくいです。(一応黄色く光る?っぽいのですが、、、)そのため、ファシリテーターが名前を添えてあげると、現在の発話者をスムーズに特定でき、他の参加者のストレスを軽減できます。(最初に名前を添えて発言し、最後に以上ですをつける、という決まりを作っても良いかもしれません。)

8. 些細な挙動も見逃さずに

みんなの様子をしっかり観察していると、議論が白熱してきたタイミングで、発言したそうな様子が垣間見えたりします。例えば、手を挙げていたり、挙げていたけど引っ込めちゃったり、話そうとして他の人とかぶっちゃって話やめちゃったりと、、そういう場合は特に、きめ細やかに通行整理をしてあげる必要があります。

言いたくても言えない、言うタイミングを逃してしまった、みたいなことは、参加者にとって地味にストレスになると思うので、些細な挙動もなるべく気づいてあげられるといいなと思います。

9. なるべく全員発言させる

これは人数が多くなっていくと難しいかもしれませんが、初期段階はまだハードル高くないので、コミットしてもいいかと思います。チェックイン、ディスカッション、チェックアウト、全て通して一度も発言のない人がいないように、うまくコントロールしてあげるのはファシリテーターの手腕かなぁと感じます。

10. 誰よりも早く着席して、場を作る。温める。

これはオフラインのMTGでも同じですが、アイスブレイクは必要です。しかもオフライン以上に、場の空気というものは読みにくいです。

そのため、なるべく誰よりも早く着席し、定刻前に入ってきてくださった人たちと会話して、場の雰囲気作りをしておくと良いでしょう。オンラインMTGの場合、各自の回線状況などもありまして定刻に全員集まることが稀有なので、バッファとしても良い時間になります。

11. 一人語りのテクニック?w なるべくサイレントを作らない

ファシリテーターをやってみて気づいたのですが、自分が話したあとには思ったよりも静寂が訪れますw そのため、ラジオDJや生放送アプリの配信者のように、自分でふって、自分で回収するテクニックが必要だったりします。

また、基本的にみんなミュートにしているので、ファシリテーターが率先して相槌やコメントを入れることで、無音状態を作らないように意識したほうが良いと思います。実はうるさかったりする可能性もあるので、もちろん無理のない範囲で。。

12. 聞き取りやすい声で丁寧に話す

いくらファシリテーターの環境が良くても、参加者側の環境が不安定だと、音声が途切れ、聞き取りにくい状況になることが多々あります。そのため、いつも以上にゆっくりと大きな声で滑舌良く話すと良いでしょう。

慌てず丁寧に話す意識が必要です。

13. ファシリテーターとしての個性をだす

これは僕もチャンスがあったら頑張ってみたいポイントでして。ファシリテーターによってその会の温度感が変わるんですよね。

ファシリテーターが緊張していたら場も緊張するし、ファシリテーターがテンション高ければ、みんなのテンションもあがるという。また、オンライン会議のファシリテーターは、その特性上、ある種その会のホスト的側面があると思います。まさに徹子の部屋みたいな。

ファシリテーターはその会のホストとして、その部屋を、空間を、空気を、どうデザインするか、が求められるのかもしれません。

さいごに…

ファシリテーターにはかならずフィードバックしてあげましょう。上に挙げさせてもらったようなポイントを意識し、最低限の安定を担保しつつ、その先は、より個性を出して空間デザインしていけたら、さらにオンラインMTGの生産性が増すと思います。

もっと雑談も交えたり、ユーモアも入れたりなんかして、笑顔の多いMTGに出来たらハッピーかもしれません。さらに、アジェンダからファシリテーターを選ぶというのも課題解決の手法として良いですね。